Nota Niaga: Kepakaran analisis boleh elak rugi

Berita Harian 912006, 9 Jan 2006

Oleh Datuk Mohd Nasir Ahmad BEBERAPA minggu lalu, saya ada membincangkan cara menganalisis masalah dalam proses mencari penyelesaian terbaik. Seperti saya sebutkan, kita menganalisis masalah kerana ingin tahu apa yang berlaku dan mengapa ia berlaku. Dalam menganalisis masalah, kita mungkin pula ternampak beberapa peluang. Setiap orang akan berdepan dengan masalah dari semasa ke semasa. Apabila berdepan dengan masalah, kita terpaksa membuat keputusan tertentu untuk menyelesaikannya. Kita sudah lihat bagaimana proses menganalisis masalah membantu mencari punca dan seterusnya cadangan penyelesaian. Banyak kajian mendapati satu daripada ciri penting usahawan berjaya adalah kemampuan menyelesaikan masalah serta membuat keputusan. Kemampuan menyelesai masalah tentu berkait rapat dengan kebolehan memperincikan kesan dan penyebab kepada masalah. Setiap kali masalah berlaku, beban kos akan meningkat. Kita berdepan masalah apabila perubahan tidak dijangka berlaku kepada sebahagian andaian kita. Ini memaksa kita membetulkan keadaan dan memerlukan kerja tambahan. Ia menyebabkan peningkatan kos dan boleh membawa kerugian. Kita mendapati kebolehan menyelesaikan masalah dalam menyempurnakan tugas dan tanggungjawab tidak dapat mengelak perbelanjaan tambahan. Oleh itu, lebih baik jika dapat membendung masalah daripada berlaku. Ini akan mengelak kos tambahan dalam pelaksanaan tanggungjawab berkaitan. Bagi membendung atau mengurangkan masalah dalam mengurus perniagaan, setiap usahawan dan pengurus hendaklah membina kemahiran menganalisis kemungkinan berlaku masalah. Kemahiran ini memaksa kita melihat ke hadapan dan cuba menjangka apa kesan ke atas sesuatu tindakan atau kejadian. Usaha mengesan kemungkinan berlaku masalah bukan sesuatu terlalu sukar dan biasanya tidak mengambil terlalu banyak masa. Kebanyakan orang tidak memberi perhatian kepada kerja menganalisis kemungkinan berlaku masalah dan ini mengakibatkan kesilapan serta masalah yang mahal. Konsep menganalisis kemungkinan masalah berpegang kepada prinsip bahawa penyebab dan kesan adalah saling berkaitan. Sebahagian besar penyebab dan kesan ke atas sesuatu tindakan atau kejadian masa depan boleh diteka berdasarkan pengalaman lalu dan sekarang. Jika kita tahu apa bentuk perubahan akan berlaku, kita tentu dapat meneka hasil dan kesannya walaupun ia masih jauh pada masa depan. Begitu juga jika kita tahu apa hasil dan kesan akan berlaku pada masa depan, kita pasti dapat meneka apakah bakal penyebab menghasilkan kesan itu. Konsep menganalisis kemungkinan berlaku masalah juga bersandarkan fahaman bahawa jika sesuatu dilakukan ke atas penyebab kepada sesuatu kesan pada masa depan, ia akan mengurangkan kemungkinan penyebab itu berlaku seperti asalnya. Seterusnya, jika kita dapat menjangka kemungkinan sesuatu penyebab dan kesan akan berlaku, kita mampu merangka pelan tindakan untuk memberi perlindungan maksimum pada kos paling rendah. Apa mungkin berlaku pada masa depan biasanya masih boleh diteka dengan baik dan ini dapat mengurangkan risiko dalam semua perkara. Untuk melakukan analisis ke atas kemungkinan berlaku sesuatu masalah, usahawan dan pengurus perniagaan hendaklah terlebih dulu mengenal pasti tempoh jangka masa depan itu. Pada masa sama, isu berkaitan juga perlu dikenal pasti untuk dianalisis. Sebagai penganalisis, kita perlu meletakkan diri pada masa depan dan membayangkan apa mungkin berlaku. Dengan cara ini kita dapat menetapkan tahap keutamaan setiap isu dan mengenal pasti ancaman tertentu yang berkemungkinan menjadi masalah. Seterusnya, kita perlu cuba mengenal pasti apa yang mungkin menjadi penyebab masalah dan menilai tahap kebarangkalian penyebab berkenaan akan berlaku. Pada peringkat ini kita sudah bersedia untuk mengambil langkah pencegahan dan tindakan ke atas penyebab dan kesan yang mungkin menimbulkan masalah. Pada masa ini juga kita perlu sentiasa menilai semula nilai ancaman setiap penyebab atau kesan yang mungkin menjadi masalah. Ini membantu kita menangani setiap kemungkinan berlaku masalah berdasarkan tahap ancaman dan memaksimumkan pencegahan pada kos paling rendah. Suasana paling selesa adalah jika kita dapat meneka semua kemungkinan pada masa depan. Bagaimanapun, kita tahu ini adalah mustahil. Ketidaktentuan sukar diketepikan. Oleh itu, kita pasti tidak dapat menghasilkan suasana dan persekitaran selamat sepenuhnya. Atas kesedaran ini, kita perlu menumpukan perhatian kepada masalah besar yang mungkin berlaku. Ramai orang terlalu ego dengan kebolehan diri dan tidak mahu mengakui kewujudan beberapa kelemahan. Untuk melakukan analisis kemungkinan masalah secara berkesan, kita perlu mengetepikan ego dan mengesan kemungkinan adanya sesuatu yang tidak betul sebelum terlambat. Untuk membendung masalah dan mencegahnya daripada berlaku, kita jangan terlalu ingin berjimat, tetapi akhirnya menanggung kerugian besar, seperti kata pepatah Inggeris penny wise, pound foolish. Luangkan masa mengkaji kemungkinan berlaku masalah dan kita mungkin bersyukur kerana telah melakukannya. Apabila masalah berlaku, penyelesaiannya memerlukan proses membuat keputusan. Kesediaan kita melakukan analisis ke atas kemungkinan berlaku masalah juga boleh membantu dalam penilaian pelbagai alternatif ketika membuat keputusan. Usahawan sering dikaitkan dengan sikap terburu-buru dalam membuat keputusan. Ini mungkin kerana tahap tinggi kecenderungan mengambil risiko pada diri usahawan. Walaupun kepantasan membuat keputusan penting supaya tidak terlepas peluang, usahawan harus juga membuat keputusan yang tidak menimbulkan masalah. Usahawan harus melatih diri melakukan proses menganalisis kemungkinan berlaku masalah sebelum melakukan sesuatu supaya dapat mengambil langkah pencegahan. Kita sudah selalu mendengar bahawa pencegahan adalah lebih baik daripada rawatan. Ungkapan ini juga terpakai dalam menangani masalah ketika mengurus perniagaan. Apabila masalah tetap timbul walaupun langkah pencegahan sudah diambil, kita terpaksa hadapinya. Perkara utama perlu diingat apabila masalah menjelma adalah hindari perasaan panik. Kita perlu tenang dan berfikir secara mendalam. Dalam keadaan tertekan, yang diperlukan adalah penyelesaian masalah, bukan mencari alasan. Risiko sentiasa mengiringi apa juga tindakan baru. Ia boleh dihindari atau dikurangkan dengan menganalisis kemungkinan berlaku masalah secara berterusan. Dalam jangka panjang, kebolehan menghindari masalah adalah lebih baik daripada kemampuan menyelesai masalah. Penulis adalah Ketua Pegawai Eksekutif Perbadanan Usahawan Nasional Berhad (PUNB)